Afin de mieux vous accompagner dans l’utilisation du site Lyreco.fr, nous vous avons créé des vidéos tutoriels à votre disposition.
A) Partie validation spécifique des commandes
Double validation
Certaines de vos commandes sur Lyreco.fr peuvent être réalisées par vos collègues mais vous avez besoin que toutes les commandes soient validées par un salarié de votre entreprise, nous appelons ça la double validation.
Lyreco.fr vous permet de vérifier facilement et de valider toutes vos commandes en ligne. Lorsque un utilisateur a finalisé sa commande une information lui indique que sa commande est "reçu, en attente de validation". Le double valideur reçoit un email l'invitant à vérifier et à valider la commande. Pour voir la commande cliquez sur le lien puis connecter vous à votre compte Lyreco avec vos identifiants.
Le double valideur retrouve immédiatement la commande à valider avec les informations suivantes. Suivez ensuite la procédure pour valider, modifier ou refuser la commande.
Approbateur final
Lyreco.fr vous permet de vérifier facilement et de valider toutes vos commandes en ligne. Lorsque un utilisateur a finalisé sa commande une information lui indique que sa commande est "reçu, en attente de validation". Le double valideur reçoit un email l'invitant à vérifier et à valider la commande. Pour voir la commande cliquez sur le lien puis connecter vous à votre compte Lyreco avec vos identifiants.
Le double valideur retrouve immédiatement la commande à valider avec les informations suivantes. Suivez ensuite la procédure pour valider, modifier ou refuser la commande. Si la commande est validée par le double valideur elle doit encore être validé par l'approbateur finale.
L'approbateur finale recevra un email pour vérifier et valider la commande. Une fois le lien cliqué il retrouvera immédiatement la commande à valider. L'utilisateur à l'origine de la commande recevra un email automatiquement une fois la commande validée.
Validation conditionnelle - Budget paramétré sur le webshop
Pour effectuer vos achats en toute sérénité, vous pouvez paramétrer un budget maximum sur Lyreco.fr. Si ce budget est dépassé une double validation sera nécessaire pour confirmer la commande. Vous pouvez de manière très simple vérifier valider toutes vos commandes en ligne en cas de dépassement du budget directement depuis la plateforme. Suivez la même procédure que pour la double validation ou l'approbateur final. Comme dans les deux exemples ci-dessus vous pouvez valider, modifier ou refuser la commande.
L'utilisateur à l'origine de la commande recevra un email automatiquement une fois la commande validée.
Validation conditionnelle – Produits contrôlés
Sur Lyreco.fr vous avez la possibilité de créer des mini-catalogues afin de contrôler la commande de certains produits. Si l'un de vos collègues fait une commande et qu'un produit contrôle figure dans celle-ci alors la commande devra être approuvé par un tiers avant d'être définitivement commandée. (vous trouverez l'information si un produit et contrôlé ou non sous le prix du produit).
Suivez la même procédure que pour la double validation ou l'approbateur final. Comme dans les deux exemples ci-dessus vous pouvez valider, modifier ou refuser la commande.
L'utilisateur à l'origine de la commande recevra un email automatiquement une fois la commande validée.
B) Partie Profil Administrateur
Gestion avancée – Présentation
La section "Gestion avancée" comprend 3 rubriques.
La rubrique "Utilisateurs" permet de créer un nouveau utilisateur ou de modifier les droits d'accès auprès d'un utilisateur existant.
La rubrique "Messages" permet de créer des messages automatisés auprès des compte directement rattachés et/ou de toute la hiérarchie.
Enfin la rubrique "Budgets" permet de créer et/ou modifier un budget défini sur un ou plusieurs comptes.
Créer ou modifier ou visualiser les droits d’accès d’un utilisateur
Sur votre profil, cliquez sur "Utilisateurs" :
Si vous souhaitez créer un nouvel utilisateur sur le compte; cliquez sur "Créer", complétez les informations sur l'utilisateur et sur les droits d'accès. Vous avez la possibilité de définir un double valideur ou un approbateur final. (Définissez l'accès d'un numéro de commande par défaut et si besoin non modifiable. Pour finaliser, cliquez sur "Créer un utilisateur".
Vous pouvez également modifier ou supprimer les droits d'accès d'utilisateurs existants. L'administrateur peut également changer de compte à tout moment.
Créer ou modifier un message pour les différents utilisateurs du compte
Pour créer ou modifier un messager pour les différents utilisateurs du compte, rendez-vous sur la rubrique "Mes messages".
Vous pouvez placer votre message sur 4 niveaux hiérarchiques en fonction de votre besoin.
1er niveau : Message visible sur les comptes situés sous le compte client.
2ème niveau : Message visible sur toute la hiérarchie à partir du leader national
3ème niveau : Message d'accueil sur les adresses de livraison (livrés) associées à ce compte.
4ème niveau : Message visible sur la page de validation de commande pour toute la hiérarchie à partir du leader national.
Une fois le niveau choisis écrivez votre adresse e-mail et votre message puis cliquez sur envoyer. (vous pouvez également insérer une image). Ensuite vous verrez un aperçu de votre message que vous pourrez alors modifier ou supprimer. Ce message est visible à tout instant dans la rubrique "Mes messages".
Gestion avancée - Budget
Dans la rubrique "Budgets" vous avez la possibilité de définir un budget pour plusieurs raisons. Pour créer un budget cliquez sur "Créer" en indiquant la date de validité.
Ensuite indiquez le montant annuel du budget (bloquant et/ou alerte), la période du budget et l'option calendaire (période par période), définissez le montant maximum par période et indiquez si le montant est en TTC ou HT. Puis, si vous souhaitez un transfert du budget non consommé sur la période suivante.
Vous pouvez également soumettre le budget à une validation conditionnelle en complétant certains paramètres.
Une fois le budget créé il est affecté par défaut à votre compte ainsi qu'aux comptes livrés. Grâce à la vidéo vous comprendrez toutes les étapes pour visualiser et modifier votre budget.
C) Créer une liste de favoris à partir d'un article
Liste préférentielle – Présentation
Une fois la mise en place d'un mini-catalogue sur différents comptes rattachés, la liste préférentielle lui permet de visualiser et d'actualiser les produits négociés. Rendez vous sur votre compte puis sur gestion des produits et sur liste préférentielle.
Une fois l'interface ouverte vous pouvez le nombre de liste préférentielles créées, vous pouvez la modifier ou la supprimer directement depuis cette interface. Si besoin vous pouvez l'exporter au format Excel.
Vous disposez également d'un module pour ajouter directement un produit dans une liste préférentielle. Vous pouvez également mettre à jour tous les produits de la liste préférentielle via un import Excel.
Créer une liste préférentielle
Pour créer une liste préférentielle, vous avez 2 possibilités.
Première possibilité recherche les articles via les références produits. Dans la liste préférentielle cliquez sur "Créer une liste préférentielle" et donnez un nom à votre nouvelle liste. Ajoutez les produits avec la référence puis cliquez le bouton "Ajoutez".
Deuxième possibilité vous pouvez importe une liste de références de produit via un fichier Excel dédié. Créez une liste préférentielle puis au moment d'ajouter le nom de votre liste cliquez sur le bouton "choisir un fichier". Vous pouvez télécharger le modèle nécessaire à cette opération. Pour finaliser cliquez sur "Créer".
Les produits qui sont dans votre liste préférentielle sont visibles grâce à un pictogramme (voir la vidéo) et vous disposez d'un filtre.
N.B : Chaque création ou modification ne sera visible que le lendemain.
Modifier le choix des produits d'une liste préférentielle
Pour modifier les produits dans une liste préférentielle, cliquez sur votre espace "liste préférentielle" sur votre compte. Une fois sur l'interface cliquez sur le bouton "Modifier" en face de la liste correspondante.
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs articles grâce à la référence des produits. Vous pouvez aussi utiliser un import pour mettre à jour vos références.
N.B : Chaque création ou modification ne sera visible que le lendemain.
Gérer l'affectation des listes préférentielles
Pour gérer l'affectation des listes préférentielles sur les comptes rattachés rendez-vous sur l'espace liste préférentielle.
Ensuite allez sur la case "Affectation" de la liste préférentielle concernée, puis cliquez sur "Gérer l'affectation". Affectez ou désaffectez la liste à l'aide des prises sur le compte choisit.
Si besoin vous pouvez faire une recherche par le numéro de compte pour gérer l'affectation de la liste préférentielle.
N.B : Chaque création ou modification ne sera visible que le lendemain.
Mini-catalogue
Sur votre espace "Mon compte" vous avez la possibilité de créer un mini-catalogue de produit. Dans "Gestions des produits" cliquez sur "Mini-catalogue" puis sur "Créer". Donner un nom au mini catalogue et définissez sont statut "Tout autoriser", "Tout interdire" et "Tout contrôler".
Pour créer ce mini-catalogue vous pouvez charger un fichier Excel. Attention : il est nécessaire de vous rapprocher d'un vendeur Lyreco afin de préparer le fichier Excel d'import. Cliquez ensuite sur le bouton "Créer".
Une fois le mini-catalogue créé il suffit de renseigner les exceptions . Vous pouvez modifier ce mini-catalogue à tout moment.
Statistiques
Sur Lyreco.fr vous disposez d'un outil de statistiques en ligne, vous permettant de suivre votre consommation. Pour avoir accès à cette fonctionnalité l'administrateur du compte doit contacter en amont son vendeur Lyreco. Une fois l'option activée, rendez-vous dans "Gestion avancée" puis cliquez sur "Outil de statistique en ligne".
Paramétrer ensuite les statistiques que vous voulez. Vous pouvez exporter ou imprimer directement depuis l'interface la sélection que vous venez de faire. Les statistiques vous permettent de mieux visualiser :
-La consommation durant l'année
-Les comptes rattachés et les livrés qui commandent le plus
-La vue sur les budgets dépensés
-La consommation par catégorie de produits notamment nos produits RSE
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